Vår artikelserie Juristen förklarar fortsätter här med del 2 inom arbetsrätt/uppsägning med fokus på Uppsägning på grund av personliga skäl. Första delen, som berörde uppsägning på grund av arbetsbrist, hittar du här. Texten är återigen författad av vår jurist Emelie Thyrfalk.
Ibland kan det vara så att det finns anledningar att behöva säga upp en anställd på grund av omständigheter som är hänförliga till den anställde personligen. Det råder en ganska bestämd uppfattning hos allmänheten att sådana uppsägningar är omöjliga och om inte annat mycket kostsamma. Det är dock inte en helt sanningsenlig uppfattning. Så länge du som arbetsgivare ser till att ”ha på fötterna” så finns det goda förutsättningar för att kunna säga upp en anställd. Det kan dock finnas många andra goda skäl till att man trots goda förutsättningar till en ensidig uppsägning ändå vill komma överens med den anställde om ett avslut i samförstånd och även betala lite för det.
Nedan följer en icke uttömmande men stöttande sammanställning av vad som är bra att tänka på vid uppsägningar på grund av personliga själ.
Sätt upp tydliga rutiner för hanterandet av avvikelser hos personal
Förutsättningarna för att kunna säga upp någon av personliga skäl börjar redan vid den första avvikelsen eller missförhållandet. Det är allt för ofta jag får ett ärende till mig där en arbetsgivare vill säga upp en anställd men som inte har någon tydlig rutin för hanteringen av avvikelser. Det är då väldigt svårt att ta sig an ett ärende med någon större framgång. Det är därför helt avgörande och viktigt att ni som arbetsgivare sätter upp en tydlig rutin och dokumentation av hanteringen av anställdas avvikelser från vad ni anser vara innehållet i ert anställningsförhållande.
Dokumentera, dokumentera och dokumentera
Om ni trots allt vill och/eller måste driva ärendet till uppsägning och den anställde vill tvista om det så är det helt avgörande i bevishänseende att ni som arbetsgivare har säkerställt bevisningen i form av dokumentation av ärendet som sådant. Det är arbetsgivaren som har bevisbördan i stort. Även i en förhandling med facket är dokumentationen en avgörande faktor för deras bedömning av utsikterna till framgång i en rättstvist vilket kan föranleda att de avstår, samt ger god och saklig dokumentation er en betydligt bättre förhandlingsposition.
Från upptäckten av första avvikelsen ska dokumentation föras avseende själva avvikelsen, till era åtgärder, varningar, samtal och protokoll. Det är därför viktigt att ha en tydlig rutin och hantering på plats redan innan avvikelserna uppstår.
Uppmärksamma den berörde om eventuella missförhållanden, tidigt, och följ upp.
Så snart ni upptäcker avvikelser, kalla den anställde till möte och för dialog om saken samt förklara varför det inte accepteras från arbetsgivarens sida. Samla in den anställdes uppfattning och dokumentera i protokoll vad som har berörts och låt den anställde underteckna protokollet. Om ni avser att säga upp den anställde efter gjorda ansträngningar är det viktigt att detta inte kommer som en överraskning hos den anställde.
Vad kan krävas av arbetsgivaren?
En uppsägning är den yttersta åtgärden som ska vidtas. Fundera därför alltid över vad ni som arbetsgivare kan göra för att komma till rätta med problemen. Vad kan ni erbjuda, justera eller anpassa för att slippa säga upp? Det kan exempelvis vara aktuellt att omplacera den anställde eller anpassa arbetsuppgifterna. Dokumentera alla era insatser här. Arbetsgivarens ansvar att hitta lösningar förutsätter dock att den anställde samarbetar, annars upphör denna skyldighet.
Hur bedömer vi rent konkret om det finns skäl för personlig uppsägning?
Det sägs i lagen att uppsägningen ska vara sakligt grundad. Vad innebär då det?
Jo, först och främst ska arbetsgivaren titta på om det är skäligt att bereda den anställde annat arbete hos sig, alltså om den anställde kan omplaceras inom företaget. Det finns givetvis en gräns för när en omplacering kan vara aktuell och vid kvalificerad misskötsamhet finns ingen sådan skyldighet. Om det inte är möjligt så ska arbetsgivarens skäl vara acceptabla och reella. I detta ryms att arbetsgivaren har en lojalitetsplikt mot den anställde och ska därmed ha övervägt vilka skäliga möjligheter som finns för att undvika en uppsägning. Exempelvis är det inte ett acceptabelt skäl att säga upp någon till följd av att de är medlem i en fackförening eller att skälen är diskriminerande.
Att skälen ska vara reella innebär att det som påstås faktiskt ska ha skett och faktiskt föreligga. Därför är dokumentationen från första dagen helt avgörande här. Vidare får uppsägningar inte grunda sig på rykten eller antaganden.
Skälen ska uppges skriftligen och konkret om den anställde begär det men att dokumentera och konkretisera det är även bra för er som arbetsgivare för att kunna göra en bedömning av om skälen uppfyller kraven på att vara acceptabla och reella.
Därefter gör en väsentlighetsbedömning. En typ av proportionalitetsbedömning/intresseavvägning mellan arbetsgivarens intresse av att upplösa anställningen mot den anställdes intresse att behålla sin anställning. Denna bedömning görs för varje enskilt ärende utifrån de specifika omständigheterna varför det är oerhört svårt att dra några slutsatser av praxis. Det gäller även att ni som arbetsgivare kan föra fram era argument på ett klart och tydligt men även övertygande sätt.
Fokus i denna bedömning ligger i att utreda huruvida den anställde, genom sitt agerande, anses ha brutit mot eller misslyckats med att uppfylla vad som framgår av anställningsavtalet. Det kan också föreligga sådana gränsfall där det närmast kan vara aktuellt med ett avskedande, som exempelvis vid brott mot arbetsgivaren eller andra anställda. I övrigt kan arbetsvägran, sena ankomster och samarbetsproblem vara sådana omständigheter som kan ligga till grund för en uppsägning. Om detta dessutom görs medvetet av den anställde anses det vara en försvårande omständighet. Ju högre ansvar den anställde har, desto allvarligare ser man på det.
Själva uppsägningen
Har ni gjort vad ni kunnat och i bedömningen landat i att det finns saklig grund för uppsägning så går ni vidare med att varsla den berörde om att denna kommer sägas upp. Är den anställde ansluten till ett fackförbund ska ni först och främst kalla till förhandling med facket oavsett om ni har kollektivavtal eller inte. Detta kan med fördel göras långt tidigare när ni upptäcker avvikelser. En underrättelse om uppsägning ska lämnas minst två veckor före uppsägningen ska träda ikraft.
Uppsägningen får inte enbart grundas på omständigheter som arbetsgivaren har känt till antingen mer än två månader innan underrättelse lämnades eller, om någon sådan underrättelse inte lämnats, två månader före tidpunkten för uppsägningen.
Uppsägningen i sig ska vara skriftlig och innehålla uppgift om vad arbetstagaren ska iaktta för det fall att arbetstagaren vill göra gällande att uppsägningen är ogiltig eller yrka skadestånd med anledning av uppsägningen. I beskedet skall vidare anges om arbetstagaren har företrädesrätt till återanställning eller inte. Uppsägningsbeskedet ska lämnas över personligen eller med REK.
Vi på Freja Partner finns här för er när ni behöver göra de svårare bedömningarna av de olika skälen och intresseavvägningen, samt bistå vid förhandling med facken och plocka fram dokument med mera. Tveka inte på att höra av er till oss för vägledning!
Med vänliga hälsningar
Emelie Thyrfalk, jurist på Freja Partner
