JURISTEN FÖRKLARAR -Uppsägning på grund av arbetsbrist

”Vi behöver varsla och säga upp personal, hur går vi tillväga?”

Vår jurist Emelie Thyrfalk, som bland annat är specialiserad inom arbetsrätt, förklarar här i åtta steg hur processen kring uppsägning till följd av arbetsbrist ser ut. 

Efter ett tufft 2020 är det är många företag som kämpar för sin överlevnad. Många har arbetat intensivt för att undvika att behöva varsla och säga upp sin personal, men när sifforna visar alarmerande röda resultat är det många som inte haft någon annan utväg. Många företag har därför vänt sig till oss för hjälp med att säga upp personal. En situation som för alla inblandande är förenat med mycket känslor och frågetecken.

De flesta företag vill säkerställa att processen med uppsägningar går rätt till och att det görs med respekt för de berörda, men de vet inte hur de ska gå till väga för att hantera helheten och processen på bästa sätt.

Nedanstående text gör inte anspråk på att vara uttömmande eller direkt tillämpbar i ert specifika ärende, utan är enbart ett generellt sammandrag som kan vara stöttande.

1. FASTSTÄLL OCH DOKUMENTERA ARBETSBRISTENS ORSAK/GRUND. Behöver du säga upp personal av ekonomiska eller verksamhetsmässiga skäl är detta rent generellt att kvalificera som uppsägningar pga. arbetsbrist. Det är själva arbetsbristen som utgör den sakliga grunden för uppsägningen. När ni upptäckt att siffrorna inte längre går ihop, se till att dokumentera detta och fastställ vari arbetsbristen uppstått och hur många anställningar som ni bedömt behöver sägas upp för att kompensera för det tapp företaget gjort och kommer att göra framgent. Beakta även omplaceringsmöjligheter.

Exempel: En av era kunder har gått i konkurs och en stor intäkt går förlorad på grund av detta samtidigt som ni inte kan se att det intäktstappet kan kompenseras för inom den närmsta tiden, och/eller att er orderingång kraftigt minskat över tid och ni inte kan se någon ljusning närmsta tiden trots era försök att undvika uppsägningar.

2. UPPRÄTTA RISK- OCH KONSEKVENSANALYS. Upprätta en lista på vilka risker och konsekvenser ni kan se i arbetsmiljön till följd av de kommande uppsägningarna och ge förslag till hur ni kan stötta upp för att motverka dessa risker. Är det fem eller fler anställningar som hotas sägas upp ska ni även varsla arbetsförmedlingen därom.

3. INFORMERA FACKFÖRBUND. Har ni kollektivavtal eller hängavtal? Då bör ni informera facket/facken som ni har avtal/hängavtal med om era planer att säga upp personal innan ni fattar beslut samt att ni även kallar till förhandling i frågan. Har ni inte kollektivavtal eller hängavtal så är ni trots det tvungna att förhandla med de fackförbund som de berörda anställda tillhör. Eftersom arbetsgivare sällan har anställdas fackliga tillhörighet dokumenterat behöver ni undersöka detta med de berörda för att kunna fullgöra er förhandlingsskyldighet. Se vidare punkten 5.

4. SKAPA TURORDNINGSLISTA. Upprätta en lista över samtliga anställda i företaget. Rangordna dem i anställningstid och gör en notering om vilken befattning var och en har samt även en notering om de arbetar på olika enheter, kontor, i olika städer eller liknande. Med fördel kan även specifika kvalifikationer noteras vid varje anställd. Beroende på var arbetsbristen uppstått gäller sedan sist-in-först-ut-principen (med undantag för om företaget har tio (10) anställda eller färre då två (2) kan undantas under vissa förutsättningar).

Exempel: Ni driver byggföretag som har både kontorsarbetare och hantverkare anställda, men där arbetsbristen uppstått hos hantverkarna till följd av kraftigt minskad beställning av hantverkartjänster. Det är då hos den kategorin ni ska varsla. Enligt nedan turordningslista blir det alltså Tage och Märta som ska varslas, trots att Erika arbetat kortare än Märta på företaget.

Är det mot förmodan så att Märta, vid sidan av sin hantverkarkompetens, även innehar kontorsarbetarkompetens så har hon rätt att ta Erikas tjänst och Erika får sägas upp. Denna bedömning är dock inte enkel att göra och turordningsreglerna kan vara väldigt svårbedömda.

I detta exempel är det bara sju (7) anställda varför det även finns möjlighet att undanta två (2) anställda från turordningslista som anses särskilt värdefulla för företaget. Exempelvis har Tage och Märta specialistutbildning inom finsnickeri, något som företaget haft osedvanligt bra vinstmarginal på det senaste varför företaget vill undanta dessa två. De blir då Sonja och Kalle som varslas istället.

5. UNDERRÄTTA BERÖRDA. När turordningslistan är komplett och ni fastställt vilka som omfattas av uppsägningarna bör ni underrätta dessa personer. Gör det gärna personligen och lämna även över ett skriftligt sammandrag av bakgrund, uppsägningstid och annan viktig information som den anställde kan ta med sig. Om personen blivit chockad av beskedet är det inte säkert den minns allt varför det är bra att ha något att gå tillbaka till och läsa. Det är viktigt att påpeka att underrättelsen inte är en formell uppsägning. Undersök även vid detta tillfälle om de är anslutna till ett fack för att kunna kalla till förhandling med facket och fullgöra er förhandlingsskyldighet.

6. GENOMFÖR FÖRHANDLING. Förhandla med facken och/eller de berörda anställda. Dokumentera allt i protokoll och upprätta avtal för de eventuella separata överenskommelser som ni träffar med de berörda.

7. SÄGA UPP BERÖRDA. Upprätta och ge ett skriftligt uppsägningsbesked och säkerställ att detta innehåller de krav som ställs på beskedet enligt lagen om anställningsskydd. Beskedet ska delges personligen och undertecknas av den anställde, alternativt skickas via REK.

8. EFTERARBETE. Slutligen, bevaka uppsägningstiderna, betala ut slutlön, semesterersättning, skicka arbetsgivar- och tjänsteintyg till de berörda samt bevaka eventuell återanställningsrätt. Företrädesrätt till återanställning tillfaller den som varit anställd sammanlagt mer än 12 månader under de senaste tre åren hos samma arbetsgivare. Detta går även att avtala bort inom ramen för en uppgörelse i en förhandling.

Vi på Freja Partner kan hjälpa och stötta er genom hela processen med dokument, förhandlingar och uppsägningar. Vi kan hantera processen åt er som ombud eller agera bollplank. Vi håller även utbildningar inom området arbetsrätt för att bredda er företagsinterna kompetens.

Emelie Thyrfalk genom Freja Partner

emelie.thyrfalk@frejapartner.se