INTEGRITETSPOLICY
Freja Partner AB med organisationsnummer 559054–9779 och med adress Engelbrektsgatan 71, 412 52 Göteborg (”vi”, ”oss”, ”Freja”) är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas om dig i enlighet med denna Integritetspolicy.
Om du har några frågor om användningen av dina personuppgifter i enlighet med denna information, kontakta oss på gdpr@frejapartner.se.
För oss på Freja är våra kunders förtroende av största vikt. Detta förtroende utgör grunden för vår verksamhet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. För att informera om hur vi behandlar personuppgifter har vi upprättat den här Integritetspolicyn. Integritetspolicyn utgår från gällande rätt och förtydligar hur vi arbetar för att tillvarata dina rättigheter och värna om din integritet. Om du har några frågor om användningen av dina personuppgifter i enlighet med denna information, kontakta oss på gdpr@frejapartner.se.
Freja samlar in information om dig genom den information som du själv delger oss när du besöker vår webbplats, loggar in på vår webbplats i vårt system Legalroom, söker jobb hos oss, ingår avtal med oss, använder dig utav våra tjänster eller som du i övrigt delger i kommunikation med oss bland annat genom ifyllande av kontaktformulär på vår webbplats eller sätter upp dig för våra nyhetsutskick samt genom information insamlad från tredje part. Freja kan komma att samla in information om dig från tredje part som med laglig grund kan dela uppgifterna med oss. Dessa tredje parter kan variera från en tid till en annan.
Vi jobbar ständigt med att förbättra vår verksamhet, därför kan Integritetspolicyn komma att ändras från en tid till annan. Vi kan komma att uppdatera Integritetspolicyn till följd av förändringar i den juridiska, tekniska eller affärsmässiga utvecklingen. Du kan alltid se när den senaste uppdaterades genom att kontrollera datumet längst ner i denna Integritetspolicy.
Syftet med Integritetspolicyn är att du ska veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan tillvarata dina rättigheter. Vi strävar efter att vara transparenta med hur vi använder dina personuppgifter.
Freja kommer att behandla personuppgifterna endast så länge som det behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter. Under nedan underrubriker kan du läsa mer om vilka lagringstider som gäller för respektive ändamål.
Denna Integritetspolicy är uppbyggd på följande sätt:
- Personuppgifter som behandlas när du är inne på vår webbplats
- Personuppgifter som vi behandlar när du är inloggad i Legalroom på vår webbplats
- Personuppgifter som behandlas när du söker jobb hos oss
- Personuppgifter som behandlas när du är kontaktperson när vi ingår affärer med företaget du är anställd på
- Personuppgifter som behandlas när du ingår avtal med oss att använda våra tjänster/produkter
- Personuppgifter som vi behandlar efter att du har ingått avtal med oss
- Personuppgifter som behandlas vid direkt marknadsföring
- Personuppgifter som behandlas på grund av rättslig förpliktelse eller för att tillvarata rättliga anspråk
- Vilka vi delar dina personuppgifter med
- Överföringar utanför EU/EES
- Hur vi skyddar dina personuppgifter
- Dina rättigheter
Tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Om
du önskar inkomma med klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten avseende vår behandling av
dina personuppgifter så har du rätt att göra det. Vänligen se www.imy.se för mer information om
hur du går till väga.
1.Personuppgifter som behandlas när du är inne på vår hemsida
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Vi behandlar din IP – adress, när du skriver in en adress till en webbplats i din webbläsare skapas ett anrop som skickas ut på internet. Anropet passerar våra routrar på sin väg till vår hemsida. | Vi behöver behandla din IP-adress för att du ska kunna vistas på vår hemsida. Vi lagrar en textfil (en cookie) i din webbläsare för att samla in information om användandet av vår webbplats, under tiden för besöket (sessionscookie) bland annat för att tala om vad som är nytt sedan du besökte sidan sist. | Vi har ett berättigat intresse av att du och andra personer som är intresserade av våra tjänster ska kunna vistas på vår webbplats för att kunna ta del av dem. | Din IP-adress behandlas under tiden för ditt besök på vår webbplats. Vi lagrar således inga IP-adresser. Cookies sparas till dess du raderar dem från din webbläsare eller deras lagringstid löper ut. Genom att radera cookies eller stänga av funktionen i din webbläsare kan du tillse att Freja inte längre behandlar informationen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagring |
| Freja använder Googles statistikverktyg Analytics. Verktyget placerar egna cookies för att fungera och din användning samt IP-adress kommer att skickas till och lagras på Googles servrar (av Google). Du kan läsa mer om hur Google behandlar din persondata på Skydda din data – Analytics Hjälp (google.com) | Freja använder Googles statistikverktyg Analytics i syfte att mäta vad besökarna gör (klickar) när de besöker vår webbplats. Denna information används bara i syfte att utvärdera hur webbplatsen används. | Behandlingen grundas på ditt samtycke. | Din IP-adress lagras i tjugosex (26) månader. |
2. Personuppgifter som vi behandlar när du är inloggad på hemsidan eller mobilen
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Namn på kontaktperson samt adress, e-postadress och telefonnummer. | Vi behöver denna information för att hålla kontakt med dig och kunna ge dig service utifrån din önskan att komma i kontakt med oss. | Vi har ett berättigat intresse av att kunna upprätthålla vår kundrelation. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter tills vidare, tills du avregistrerar dig. |
3. Personuppgifter som behandlas när du söker jobb hos oss
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne söker jobb. | Vi behöver denna information för att hålla kontakt med dig och för att bedöma din ansökan utifrån den tjänst du har sökt. Vi använder dina personuppgifter för att administrera och handlägga din ansökan om anställning, granska CV, personligt brev, referenser, betyg och intyg samt för att kommunicera med dig och för lagringsändamål. | Vi har ett berättigat intresse att göra nödvändig behandling av personuppgifterna för att kunna utvärdera dina meriter, personliga egenskaper och din personliga bakgrund och möjliggöra urval i samband med beslut för rekrytering/anställning. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter tills dess positionen är fylld. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne söker jobb. | Vi behöver behandla denna information för framtida rekrytering och möjliggöra att vi kontaktar dig tidigt vid behov om en vakans uppkommer som du är lämplig och intressant för. | Vi har ett berättigat intresse av att spara din ansökan för en tid efter att positionen har blivit fylld utifall en vakans eller ett behov på en liknande position uppkommer som du är lämplig och intressant för. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om ett (1) år från att den utlysta tjänsten tillsats. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne skickar in en spontanansökan till oss. | Vi behöver behandla denna information för framtida rekrytering och möjliggöra att vi kontaktar dig tidigt vid behov. | Både du och vi har ett berättigat intresse av att vi kan behålla din ansökan en tid efter att den inkommit utifall en vakans eller ett behov på en lämplig position uppkommer. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om ett (1) år efter att spontanansökan inkommit. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne söker jobb. | Vi behöver behandla denna information för att kunna försvara eventuella anspråk som kan uppkomma i samband med en rekryteringsprocess, för att bevisa att diskriminering inte har skett vid tillsättning av tjänsten. | Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. Preskriptionstiden för att väcka talan är två (2) år i enlighet med Diskrimineringslagen. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om två (2) år från att den utlysta tjänsten tillsats. |
4. Personuppgifter som behandlas när du är kontaktperson när vi ingår affärer med företaget du är anställd på
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Namn, personnummer (om enskild firma), titel och arbetsplats, adress, e-postadress, telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för att ingå i en avtalsrelation med dig. Vi kan använda dina personuppgifter, du som är kontaktperson för företaget vi ingår affärer med. | Vi har ett berättigat intresse för att kunna ingå avtal med företaget du är anställd på. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en period av tre (3) år från dagen för tjänstens upphörande. |
5. Personuppgifter som behandlas när du ingår avtal med oss att använda våra tjänster/produkter
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Namn, personnummer (om enskild firma), adress, e-postadress, telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för att vi ska kunna ingå i en avtalsrelation med dig. | Vi har ett berättigat intresse av att kunna upprätthålla vår avtalsrelation. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en period av tre (3) år från dagen för tjänstens upphörande. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om enskild firma), adress, e-postadress, telefonnummer samt inköpta tjänster/produkter. | Vi behöver behandla denna information för att utföra vår tjänst och arbetet du har beställt. Vi kan använda dina personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster/produkter till dig, för att kommunicera med dig och för att lagra vår kommunikation. | Ingående av avtal. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en period av tre (3) år från dagen för tjänstens upphörande. |
6. Personuppgifter som vi behandlar efter att du ingått avtal med oss
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Namn, personnummer (om enskild firma), adress, e-postadress, telefonnummer samt inköpta tjänster/produkter. | Vi behöver behandla denna information för att bokföra och fakturera, ta betalt för och redovisa våra ekonomiska uppgifter. | Ingående av avtal. Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. Lagras i enlighet med bokföringsregler. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om sju (7) år från dagen de bokfördes enligt bokföringslagen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om enskild firma), adress, e-postadress och telefonnummer till kontaktperson, bankuppgifter: e-postadress för faktura alternativs fakturaadress samt inköpta tjänster. | Vi behöver behandla denna information för att bokföra och fakturera, ta betalt för och redovisa våra ekonomiska uppgifter. | Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. Lagras i enlighet med bokföringsregler. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en period av sju (7) år från dagen de bokfördes enligt bokföringslagen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, e-postadress, telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för att utveckla vår tjänst. Vi kan använda dina personuppgifter för att förbättra vår tjänst genom att dela uppgifterna till leverantörer av IT-utveckling samt marknadsföringstjänster. | Behandlingen grundas på ditt samtycke. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en period av tre (3) år från dagen för tjänstens upphörande. |
7. Personuppgifter som behandlas vid direkt marknadsföring
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Namn, e-postadress, telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för direkt marknadsföring. Vi kan använda dina personuppgifter för att kunna ge dig uppdaterad information om våra och utvalda samarbetspartners tjänster, att skicka ut nyhetsbrev samt ge dig information om våra inplanerade events. | Vi har ett berättigat intresse av att kunna marknadsföra och sälja våra tjänster samt kommunicera målgruppsanpassade erbjudanden och bibehålla en god kundkontakt. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om ett (1) år från dagen för tjänstens upphörande, eller den tid som påkallas av tjänstens natur. |
8. Personuppgifter som behandlas på grund av rättslig förpliktelse eller för att tillvarata rättsliga anspråk
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Personuppgifter som har behandlats i och med att du har ingått avtal med oss. | Vi behöver behandla denna information för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt lag, författning, myndighetsföreskrift och riktlinjer. | Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. För att uppfylla lagkrav som finns så behöver vi behandla dessa uppgifter. Dessa lagkrav kan exempelvis vara skatterättsliga eller enligt bokförings-förpliktelser. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under den tid som påkallas av den rättsliga förpliktelsen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Personuppgifter som har behandlats i och med att du kommit i kontakt med våra tjänster/produkter. | Vid en eventuell tvist kan vi använda dina personuppgifter för att utreda, bemöta eller fastställa rättsliga anspråk eller tvister relaterat till ditt användande av vår tjänst eller vårt avtalsförhållande i övrigt. | Vi har ett berättigat intresse av att tillvarata våra rättigheter. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under den tid som påkallas tills det rättsliga anspråket har fastställts och beslut/dom har vunnit laga kraft. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (vid enskild firma), adress, e-postadress, telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för att kunna genomföra jävskontroll när vi tar nya ärenden. | Intresseavvägning. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om tio (10) år. |
9. Vilka vi delar dina personuppgifter med
Vi delar endast dina personuppgifter i det fall det är nödvändigt för vår verksamhet. Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part om detta krävs för att tillhandahålla våra tjänster till dig.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med våra samarbetspartners så som Boomr AB (organisationsnummer: 556723-3803), vår revisor Baker Tilly EMK AB (organisationsnummer: 556611-8476), våra leverantörer av löneadministration Starwings AB (organisationsnummer: 556979-8514) och Fortnox Aktiebolag (organisationsnummer: 556469-6291), vår IT-leverantör Avanix AB (organisationsnummer: 556729-3641), vår hemsideleverantör Sultan & Sultan Communication AB (organisationsnummer: 559121-2930) samt systemleverantörerna Wolters Kluwer Scandinavia AB (organisationsnummer: 556459-8521), Medius Sverige AB (organisationsnummer: 556820-2765), Trinax AB (organisationsnummer: 556799-4602), Verified Global AB (organisationsnummer: 556883-1233), Ace of ESS AB (organisationsnummer: 556641-2598), Apsis International AB (organisationsnummer: 556615-5437) och Eghead AB (organisationsnummer: 559385-4986).
IT-leverantörer – Vi använder IT-leverantörer som är nödvändiga för att vi ska kunna leverera vår tjänst, särskilt vad gäller programmering och utveckling av tjänsten.
Leverantör av redovisningstjänster – Vi använder externa leverantörer av redovisnings- och bokföringstjänster, leverantörerna är nödvändiga för att vi ska kunna ta fakturera och bokföra i vår verksamhet.
Marknadsföringspartners – Vi kan dela särskilda, begränsade, personuppgifter, såsom information om dina telefonenheter, med marknadsföringspartners i syfta att uträtta och optimera kampanjer och för att effektivisera marknadsföringsstrategier, under alla omständigheter endast för Frejas räkning.
Vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med våra leverantörer vilket bl.a. innebär att de är skyldiga att behandla informationen säkert, korrekt och med sekretess.
Myndigheter och rättsväsende – Vi kan dela dina personuppgifter när vi, i god tro, anser att det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att besvara rättsliga anspråk. Vi kan också dela dina personuppgifter när vi, i god tro, misstänker att det är nödvändigt med hänsyn till nationell säkerhet, polis- och underrättelseverksamhet eller för att undvika dödsfall eller personskada, förutsatt att dessa intressen inte övervägs av dina rättigheter och friheter för skydd av dina personuppgifter.
Vi kan också lämna ut personuppgifter till utomstående då det särskilt överenskommits mellan oss och dig, då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina eller våra rättigheter, eller om det är nödvändigt för att vi ska fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol.
10. Överföringar utanför EU/EES
I dagsläget behandlar vi dina personuppgifter enbart inom EU/EES. Skulle det vid undantagsfall dyka upp en situation där vi skulle behöva behandla dina personuppgifter utanför EU/EES så kommer vi vidta lämpliga säkerhetsåtgärder i enlighet med Dataskyddsförordningen (”GDPR”).
11. Hur vi skyddar dina personuppgifter
Din säkerhet är viktig för oss. Därför har vi vidtagit lämpliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från förlust, missbruk, avslöjande, ändring, förstörelse, obehörig åtkomst och annan otillåten behandling. Vi analyserar och utvärderar regelbundet åtgärderna i syfte att skyddet för dina uppgifter ska bli så säkert som möjligt.
Enbart de personer som har ett klart definierat och berättigat behov av att hantera dina uppgifter, i enlighet med deras arbetsuppgifter och ansvarsområden, kommer att beviljas tillgång till dessa uppgifter. Åtkomsten är strikt begränsad för att säkerställa att personuppgifterna hanteras på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning samt interna säkerhetsrutiner, i syfte att skydda din integritet och säkerställa korrekt behandling av informationen.
Frejas medarbetare, uppdragstagare och dess leverantörer är skyldiga att följa Frejas regler, Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.
Som en del i Frejas säkerhetsarbete utbildar vi våra anställda för att främja en stark kultur av dataskydd.
12. Dina rättigheter
Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men i de fall behandlingen stöder sig på fullgörande av avtal måste vi ha dina uppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden. Om du inte lämnar dina personuppgifter finns det risk för att vi inte kan åta oss förpliktelser enligt avtal.
Vi kan be om ditt samtycke för att behandla vissa av dina personuppgifter. Du är inte skyldig att ge ett sådant samtycke om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för de specificerade ändamålen. Du kan återkalla ditt samtycke närsomhelst genom att kontakta oss. Om du återkallar ditt samtycke är återkallandet giltigt från tidpunkten för återkallandet och det påverkar inte behandling som vi utfört under tiden innan återkallelsen skedde.
När vi behandlar personuppgifter om dig har du som registrerad flera rättigheter. Du har rätt att när som helst ta kontakt med oss gällande dessa, och om du vill utöva någon av rättigheterna som beskrivs nedan når du oss enklast på gdpr@frejapartner.se.
Rätt till information – Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Rätt till tillgång – Du har rätt att vända sig till oss och begära att få veta vad för personuppgifter vi behandlar om dig och begära en kopia av dessa (rätten att begära registerutdrag).
Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga, ofullständiga eller inaktuella uppgifter rättade och komplettera med korrekta uppgifter. Du har också som huvudregel rätt att få information om vart vi har inhämtat den felaktiga uppgiften.
Rätt till radering – Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina uppgifter raderade (rätten att bli bortglömd).
Rätt till begränsning av behandling – Under vissa förutsättningar har du rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas.
Rätt att göra invändningar – Under vissa förutsättningar har du rätt att invända mot behandling av personuppgifter som utförs i syfte att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning. Du har således rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring.
Rätt till dataportabilitet – Under vissa omständigheter har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt använt och maskinläsbart format och föra över de personuppgifter som du själv har lämnat till Freja till en annan verksamhet/personuppgiftsansvarig.
Rätt till återkallelse av samtycke – Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för fortsatt behandling av de personuppgifter som Freja behandlar med sådan rättslig grund.
Rätt att inge klagomål – Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Du kan läsa mer om detta på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida https://www.imy.se/.
Denna Integritetspolicy uppdaterades senast den 8 april 2024.
