Går det att göra avsteg från skyldigheten att framlägga handlingar i rättegång med hänvisning till dataskyddsförordningen?

För ungefär fyra år sedan förelades vår kund Entral AB av Attunda tingsrätt att förete sina personalliggare inom ramen för en rättegång och tvist avseende en byggnadsentreprenad. På Freja Partner AB har vi sedan dess stöttat vår kund och noga följt förloppet som varit uppe i EU-domstolen (mål C-268/21 ”Norra Stockholm Bygg”) och vänt tillbaka till Högsta domstolen i Sverige för att till slut ge oss de svar vi behöver (mål Ö 1750-21 ”Personalliggaren”).

Den retoriska frågan är:

Finns det en möjlighet att undgå den i rättegångsbalken stadgade editionsplikten (skyldigheten att inom ramen för en rättegång framlägga viktiga handlingar i bevishänseende) med hänvisning till dataskyddsförordningen, såvitt avser edition av handlingar som innehåller personuppgifter?

Syftet med denna artikel är att redogöra för den intressanta bakgrunden av ärendet och den juridik som ligger bakom för att slutligen summera vad som numera gäller såvitt avser edition av handlingar innehållande personuppgifter.

 

Rättslig kontext – editionsplikten i Sverige

Bestämmelserna om edition återfinns i rättegångsbalkens (RB) 38 kapitel. Syftet med editionsplikten är att den som är i behov av en handling som bevis ska kunna få tillgång till den. Det handlar således om att säkerställa att den enskilde ska kunna komma till sin rätt. Editionsplikten ska bidra till ett effektivt domstolsskydd.

Enligt 38 kap. 2 § första stycket RB är den som innehar en skriftlig handling som kan antas ha betydelse som bevis skyldig att förete (lägga fram) handlingen.

Om någon är skyldig att förete en skriftlig handling som bevis, får rätten enligt 38 kap. 4 § RB förelägga honom eller henne att förete handlingen. Handlingen företes, som huvudregel, genom att den lämnas in till rätten. Även tredje part kan vara editionsskyldig. Bedömningen av om någon ska föreläggas att förete en handling ska omfatta en avvägning mellan bevisningens relevans och motpartens intresse av att inte behöva lämna ut handlingen.

Det är av stor vikt att formulera sitt editionsyrkande på ett sådant sätt att det är så invändningsfritt som möjligt då domstolen prövar frågan ex officio. Det är domstolen som ska avgöra om förutsättningarna för edition föreligger, inte parterna. För att en editionssökande ska kunna vinna framgång med en begäran om edition krävs i princip att domstolen kommer fram till att editionssvaranden innehar ett specifikt dokument av bevisbetydelse i målet.

Det är vidare viktigt att handlingarna är tillräckligt beskrivna så att domstolen vet vilka handlingar yrkandet gäller, då domstolen kan behöva förordna att handlingen ska tillhandahållas genom kronofogdemyndighetens försorg i enlighet med 38 kap. 5 § RB.

Det finns undantag från editionsplikten som exempelvis minnesanteckningar eller annan sådan uppteckning som är avsedd uteslutande för personligt bruk enligt 38 kap. 2 § RB.

Rättslig kontext – personuppgifter

Artikel 8.1 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna och artikel 16.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt föreskriver att var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne.

Personuppgifter måste behandlas enligt de principer som fastställts i artikel 5.1 dataskyddsförordningen. Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt sätt i enlighet med artikel 5.1 a, de ska samlas in för särskilda, uttryckligen angivna och berättigade ändamål och får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål i enlighet med artikel 5.1 b och de ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas i enlighet med artikel 5.1 c.

För att en behandling av personuppgifter ska vara laglig måste förutsättningarna i någon av de sex angivna rättsliga grunderna i artikel 6 dataskyddsförordningen vara uppfyllda, vilka är:

• Samtycke
• Fullgörande av avtal
• Fullgörande av rättslig förpliktelse
• För att skydda intressen som är av grundläggande betydelse
• För att utföra en uppgift av allmänt intresse
• Som ett led i myndighetsutövning samt berättigat intresse.

Behandling av personuppgifter är, som ovan nämnts, laglig om den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige i enlighet med artikel 6.1 c dataskyddsförordningen. Grunden för behandlingen kan fastställas av medlemsstatens nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av enligt artikel 6.3.

Rättslig kontext – svensk nationell skatterätt

Enligt 39 kap. 11 a § skatteförfarandelagen (2011:1244) (SFF) ska den som bedriver byggverksamhet på en byggarbetsplats föra en elektronisk personalliggare (även i branschen benämnd som ID06) och i denna dokumentera nödvändiga identifikationsuppgifter för de personer som är verksamma i näringsverksamheten.

I dokumentationsskyldigheten inbegrips även ett krav på att bevara identifikationsuppgifterna. Uppgifterna ska bevaras under två år i enlighet med 9 kap. 5 § SFF.

Byggentreprenadärendet ”Personalliggaren”

Kort bakgrund

Norra Stockholms Bygg AB (Fastec) har för Per Nycander AB (Nycander) utfört en entreprenad för nybyggnad av ett kontorshus. De som arbetade i entreprenaden registrerade sin närvaro i en elektronisk personalliggare. Personalliggaren tillhandahölls av Entral AB på uppdrag av Fastec. Mellan parterna uppstod tvist om ersättning för den utförda entreprenaden vilken hanterades av Attunda tingsrätt.

Attunda tingsrätts beslut 2020-02-03 i mål nr T 6195–18

I tingsrätten yrkade Fastec att Nycander skulle betala ett belopp för vad Fastec ansåg vara resterande betalning som skulle utgå i entreprenaden. Nycander bestred och anförde att Fastec inte lagt ner den tid som Fastec begärt ersättning för.

Nycander yrkade således att tingsrätten skulle förelägga Entral att framlägga den aktuella personalliggaren för viss period. I första hand i omaskerat skick och i andra hand med maskering av berörda personers personnummer. Som grund för yrkandet om edition gjorde Nycander gällande att Entral innehade personalliggaren och att den kunde ha betydelse som bevis. Med uppgifterna i personalliggaren ville Nycander motbevisa att Fastecs personal varit på plats i den omfattning som det Fastec gjorde gällande.

Fastec bestred Nycanders editionsyrkande och invände att yrkandet stod i konflikt med artikel 5.1 b i dataskyddsförordningen. Fastec hänvisade till att personalliggaren innehöll personuppgifter som hade samlats in i syfte att Skatteverket skulle kunna kontrollera verksamheten och att det inte var förenligt med detta ändamål att lämna ut uppgifterna.

Tingsrätten förelade Entral att förete personalliggaren för entreprenaden avseende den aktuella perioden i omaskerat skick. Beslutet överklagades till hovrätten.

Svea hovrätts beslut 2020-02-27 i mål Ö 1738–20

Svea hovrätt fastställde tingsrättens beslut och avfärdade Fastecs invändning om att edition stod i strid med dataskyddsförordningen. Beslutet överklagades till Högsta domstolen.

Högsta domstolens förhandsavgörande 2021-04-15 i mål nr Ö 1750–20

Fastec yrkade att Högsta domstolen i första hand skulle avslå Nycanders yrkande om edition och i andra hand ändra hovrättens beslut på så sätt att personalliggaren ska utges i anonymiserad version så att personuppgifter inte kan utläsas. Fastec anförde att uppgifterna i personalliggaren inte skulle lämnas ut eftersom de registrerades intresse av personlig integritet vägde tyngre än Nycanders intresse av att få del av personalliggaren.

Nycander motsatte sig att hovrättens beslut ändras och anförde att Nycanders intresse av att ta del av handlingen vägde över andra motstående intressen.

Målet gällde, som ovan nämnts, frågan om edition kunde meddelas av en personalliggare som innehöll personuppgifter som hade samlats in huvudsakligen för skattekontroll. Om Högsta domstolen skulle besluta om edition, skulle det innebära att Entral, som innehar personalliggaren, skulle vara skyldig att lämna ut personalliggaren för att fullgöra en rättslig förpliktelse vilken syftar till att tillgodose Nycanders intresse av att föra bevisning.

Vad gäller editionsplikten i rättegångsbalken anförde Högsta domstolen följande. Det framgår av rättspraxis att prövningen av en editionsfråga ska omfatta en avvägning mellan bevisningens relevans och motpartens intresse av att inte lämna ut uppgifterna. Vid prövningen beaktas i princip inte om information i handlingen är av privat natur eller om andra personer har intresse av innehållet i handlingen, utöver vad som kan följa av de särskilt föreskrivna undantagen.

Högsta domstolen ansåg att det inte var helt klarlagt hur dataskyddsförordningen skulle tolkas i dessa avseenden. Det fanns därmed skäl att begära ett förhandsavgörande från EU-domstolen.

Högsta domstolen beslutade att vilandeförklara målet och ställde följande frågor till EU-domstolen.

1. Innefattar artiklarna 6.3 och 6.4 dataskyddsförordningen krav också på nationell processrättslig lagstiftning om editionsplikt?
2. Om svaret på fråga 1 är ja, innebär dataskyddsförordningen att det vid bedömningen av frågan om edition ska beslutas rörande en handling med personuppgifter även ska tas hänsyn till de registrerades intressen? Ställer unionsrätten i så fall några krav på hur denna bedömning närmare ska göras?

Dom från EU-domstolen av den 2023-03-02 i mål C-268/21

Avseende den första frågan bedömde EU-domstolen att inte bara upprättande och förande av en elektronisk personalliggare ska anses utgöra en behandling av personuppgifter utan även det förhållande att någon som bevis företer en elektronisk lagrad handling som innehåller personuppgifter till följd av ett editionsföreläggande utgör sådan behandling.

All behandling av personuppgifter, inbegripet behandling som utförs av offentliga myndigheter såsom domstolar, måste uppfylla de villkor för laglig behandling som anges i artikel 6 dataskyddsförordningen.

Enligt artikel 6.1 e, jämförd med artikel 6.3, krävs således att det finns en rättslig grund, bland annat i nationell rätt, som ger stöd för personuppgiftsansvarigas behandling av personuppgifter som sker i samband med att de utför en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i deras myndighetsutövning, såsom den behandling som utförs av domstolarna inom ramen för deras dömande verksamhet.

Vad beträffar det nu aktuella fallet är det bestämmelserna i 38 kap. RB om editionsplikt och editionsföreläggande som utgör den rättsliga grund som ger stöd för behandlingen av personuppgifter. Även om dessa bestämmelser i princip utgör en tillräcklig rättslig grund för att tillåta behandling av personuppgifter, så skiljer sig den rättsliga grunden från behandling av personuppgifter enligt skatteförfarandelagen, med stöd av vilken den i målet aktuella personalliggaren har upprättats för skattekontroll.

EU-domstolen fann att behandling av personuppgifter i en personalliggare i samband med handläggning av mål i domstol utgör vidarebehandling som görs för ett nytt ändamål i förhållande till det ursprungliga behandlingsändamålet (nämligen skattekontroll).

Vid sådana förhållanden ska vidarebehandlingen av personuppgifter för ett annat ändamål än det ursprungliga behandlingsändamålet inte endast ha stöd i nationell rätt, såsom bestämmelserna i 38 kap. RB, utan även utgöra en nödvändig och proportionell åtgärd i ett demokratiskt samhälle, i den mening som avses i artikel 6.4 dataskyddsförordningen, och skydda ett av de mål som avses i artikel 23. Ett av dessa mål är ”skydd av rättsväsendets oberoende och rättsliga åtgärder”. Det ankommer på Högsta domstolen att pröva huruvida editionsbestämmelserna svarar mot målet att skydda rättsväsendets oberoende och rättsliga åtgärder och att åtgärden är nödvändig och står i proportion till ändamålet.

Högsta domstolens första fråga besvarades med att artikel 6.3 och artikel 6.4 ska tolkas på så sätt att dessa bestämmelser är tillämplig i ett tvistemål där fråga är om edition av en personalliggare som innehåller personuppgifter som avser andra än de enskilda parterna själva och som har samlats in huvudsakligen för skattekontroll.

Avseende den andra frågan fann EU-domstolen att upprätthållandet av rätten till ett effektivt domstolsskydd, i synnerhet rätten till en rättvis rättegång, kräver att parterna i ett tvistemål ska ha möjlighet att få tillgång till handlingar som de behöver för att kunna styrka sin talan. Sådana handlingar kan eventuellt innehålla parternas eller andras personuppgifter.

EU-domstolen bedömde att det är upp till den nationella domstolen att fastställa huruvida ett utlämnande av personuppgifter är adekvat och relevant för att säkerställa det mål som eftersträvas i nationell rätt och huruvida detta mål inte kan uppnås genom att man använder bevismedel som är mindre ingripande med avseende skyddet av ett stort antal individers personuppgifter. Domstolen måste överväga om att besluta om ytterligare åtgärder för att skydda personuppgifterna, exempelvis pseudonymisering.

Högsta domstolens andra fråga besvarades med att en nationell domstol är skyldig att vid bedömningen av frågan om edition ska beslutas rörande en handling med personuppgifter ta hänsyn till de registrerades intressen och göra en avvägning av dessa utifrån omständigheterna i varje enskilt fall, vilken typ av mål det är fråga om och med vederbörlig hänsyn till proportionalitetsprincipens krav samt till de krav som följer av principen om uppgiftsminimering i artikel 5.1 c.

Tillbaka till Högsta domstolen – avgörande 2023-12-29 i mål Ö 1750-20 (”Personalliggaren”)

Högsta domstolen har därefter ändrat hovrättens beslut endast på så sätt att Entral AB ska förete personalliggaren med maskering av de registrerades personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer.

Högsta domstolen bedömde att Nycander hade ett skyddsvärt intresse av att genom edition få ut den personalliggare som entreprenören Fastec låtit upprätta och att detta intresse skulle väga tungt.

Det konstaterades att personuppgifterna i personalliggaren huvudsakligen utgjordes av identitetsuppgifter i form av namn och personnummer. Domstolen beaktade i förevarande fall att Nycander inte närmare hade redovisat varför de i bevishänseende hade behov av dessa uppgifter varför domstolen i enlighet med principen om uppgiftsminimering begränsade editionsföreläggandet på så sätt att Entral förelades att förete personalliggaren med maskering av de registrerades personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer.

Avslutande ord

Sammanfattningsvis kan konstateras att det numera vid beslut om edition – föreläggande av handling – som innehåller personuppgifter ska göras utifrån den registrerades intresse vars personuppgifter finns i handlingen som ska läggas fram. Den tidigare uppfattningen har varit att domstolen i princip inte ska beakta om andra personer har ett intresse av innehållet i en handling som begärs utlämnad röjs.

Domstolen har således att pröva en editionsbegäran mot kraven i dataskyddsförordningen. Domstolen behöver överväga skyddsåtgärder så som pseudonymisering eller maskering (delvis eller fullständig) för att tillse att de registrerades rätt till skydd för sina personuppgifter tillvaratas.

Avvägningen av olika intressen kommer framöver att behöva vara mer komplext än tidigare.

Förutom bevisningens relevans och motpartens intresse av att inte lämna ut uppgifterna så måste även de registrerades intressen beaktas och en bedömning ska göras gällande nödvändighet och proportionalitet, med hänsyn till principen om uppgiftsminimering.

Allt detta till skydd för enskildas integritet, något som vi på Freja Partner AB finner välkommet och viktigt!

 

 

 

Artikel författad av

Zandra Larsen, jurist på Freja Partner

Frågan kan också ställas – är det diskriminerande att upprätta förbud för anställda att bära religiösa symboler?

Nytt avgörande från Arbetsdomstolen (AD 2023 nr 71). Den 13 december 2023 fastslog Arbetsdomstolen (”AD”) ett nytt arbetsrättsligt prejudikat som innebär att en arbetsgivares neutralitetspolicy varken är direkt eller indirekt diskriminerande så länge samtliga arbetstagare behandlas lika samt den såväl har ett befogat syfte som är lämplig och nödvändig.

 

Bakgrunden i målet

En slöjbeklädd trygghetsvärd (”S.S.”) vid ett bevakningsföretag ansåg sig diskriminerad av arbetsgivaren med grund av hennes kön och hennes religion därför att arbetsgivarens neutralitetspolicy bland annat förbjöd anställda att bära synliga religiösa symboler under arbetstid.

Diskrimineringslagstiftningen och Arbetsdomstolens bedömning

En arbetsgivare får inte diskriminera sina arbetstagare (2 kap. 1 § första stycket, första punkten diskrimineringslagen). En arbetsgivare som diskriminerar sina arbetstagare ska betala diskrimineringsersättning (5 kap. 1 § diskrimineringslagen). AD hade att ta ställning till om arbetstagaren blivit utsatt för direkt eller indirekt diskriminering enligt diskrimineringslagen. Direkt diskriminering (1 kap. 4 § första punkten diskrimineringslagen) innebär att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med bland annat kön eller trosuppfattning. Indirekt diskriminering (1 kap. 4 § andra punkten diskrimineringslagen) innebär att någon missgynnas genom en regel, ett kriterium eller ett förfaringssätt som framstår som neutral men som kan komma att särskilt missgynna personer med bland annat visst kön eller viss trosuppfattning. Det klassas inte som indirekt diskriminering om regeln, kriteriet eller förfaringssättet har ett berättigat syfte och sättet att uppnå syftet är lämpligt och nödvändigt.

AD förklarade att en neutralitetspolicy inte utgör direkt diskriminering om den avser samtliga arbetstagares neutrala klädsel. AD förklarade vidare att en sådan neutralitetspolicy kan utgöra indirekt diskriminering om policyn till synes är neutral men i praktiken leder till att en viss grupp personer särskilt missgynnas. En policy utgör dock inte indirekt diskriminering om den är objektivt motiverad av ett berättigat syfte och om sättet för att uppnå syftet är lämpligt och nödvändigt.

Eftersom den aktuella neutralitetspolicyn förbjöd samtliga anställda att använda sig av synliga symboler för alla typer av politiska, filosofiska eller religiösa övertygelser, så konstaterade AD att S.S. inte blivit utsatt för direkt diskriminering.

AD förklarade att arbetsgivaren har ett långtgående ansvar för att de anställda arbetar i en hälsosam, säker och värdig arbetsmiljö.[1] Den aktuella arbetsgivaren har motiverat förbudet i fråga bland annat med att den syftar minska risken för att de anställda skulle utsättas för hot och våld, något som AD konstaterade utgöra ett berättigat syfte. Frågan då var om sättet att uppnå detta syfte var lämpligt och nödvändigt. Arbetsgivaren ska visa att ett verkligt behov föreligger för förbudet mot politiska, filosofiska eller religiösa symboler. AD konstaterade att arbetsgivaren inte behöver lägga fram vetenskapliga bevis. Det räcker med att riskbedömningen grundar sig på seriösa överväganden som inte framstår som obefogade, godtyckliga eller grundade på otillbörlig hänsyn. AD ansåg det vara uppenbart att politiska, filosofiska och religiösa symboler i vissa situationer kan uppfattas som provocerande för personer med motsatta sympatier. Därför konstaterade AD arbetsgivarens riskbedömning som befogad. Förbudet har även av AD ansetts proportionerlig utifrån de risker för anställda som det försöker att motverka. Eftersom förbudet ansågs ha ett berättigat syfte med medel eller tillämpning som är lämpligt och nödvändigt, så konstaterade AD att S.S. inte heller har utsatts för indirekt diskriminering.

Sammanfattning

Förbud mot bärande av slöja i en neutralitetspolicy är inte direkt diskriminerande om policyn förbjuder ett uttryck av alla typer av politiska, filosofiska eller religiösa övertygelser. Eftersom policyn har ett berättigat syfte – minska risken för att anställda ska utsättas för hot och våld – och att sättet för att uppnå detta syfte varit lämpligt och nödvändigt, så är policyn inte heller grund för indirekt diskriminering.

Nytt avgörande från EU-domstolen – Är en neutralitetspolicy förenlig med unionens direktiv om likabehandling i arbetslivet? (mål C-148/22)

ADs beslut (AD 2023 nr 71) avseende neutralitetspolicyn följer samma linje som EU-domstolens beslut i mål C-148/22, i vilket EU-domstolen genom ett förhandsavgörande[2] i ett mål rörande diskriminering meddelade följande.

Bakgrunden i målet:

Den 8 februari 2021 framförde en kvinnlig anställd (”O.P”) vid Ans kommun i Belgien (”kommunen”) en begäran om att få bära slöja på arbetsplatsen från och med den 22 februari 2021. En kort tid efter avslog kommunstyrelsen O.Ps begäran och meddelade samtidigt ett tillfälligt förbud för O.P att bära symboler vilka avslöjar dennes religiösa tillhörighet vid yrkesutövande till dess att allmänna föreskrifter rörande bärandet av sådana symboler inom kommunförvaltningen antagits. Den 29 mars 2021 införde kommunen en skyldighet att iakttaga ”exkluderande neutralitet” på arbetsplatsen i kommunens arbetsplatsföreskrifter.

Kort sagt innebar tillägget i föreskrifterna ett strikt förbud för kommunens anställda att under arbetstid och vid yrkesutövande bära någon form av symbol för religiös eller filosofisk övertygelse, oavsett om personalen hade kontakt med allmänheten eller inte.

Enligt kommunen var syftet med tillägget att genomföra principen om neutralitet inom den offentliga sektorn i enlighet med den belgiska konstitutionen genom att införa en neutral administrativ miljö.[3]

O.P ansåg att tillägget i föreskrifterna utgjorde diskriminering på grund av religion och inledde flertalet förfaranden, bland annat i arbetsdomstolen i Liège Belgien (”Arbetsdomstolen”) för att få saken prövad.

Arbetsdomstolen fann att förbudet för O.P att bära muslimsk huvudduk (slöja) utgjorde en sådan särbehandling vilken direkt grundat sig i O.Ps religion i förhållande till övriga anställda, då andra symboler för övertygelser (däribland mindre synliga religiösa symboler) såväl innan som efter införandet av förbudet tolererats av kommunen på arbetsplatsen.

Arbetsdomstolen fann alltså att förbudet utgjorde en indirekt diskriminering då föreskriften trots dess neutrala utformning i praktiken tillämpats på olika sätt och därmed varit i strid med likabehandlingsprincipen och rådets direktiv 2000/78/EG (”Direktivet”.[4]

Arbetsdomstolen beslutade i ett interimistiskt beslut att O.P, vid utövande av sådana arbetsuppgifter vilka inte krävde kontakt med allmänheten eller innebär utövande av myndighetsfunktion, skulle ha rätt att bära synliga religiösa symboler under arbetstid.

Arbetsdomstolen ifrågasatte även huruvida tillägget i arbetsplatsföreskrifterna var förenligt med Direktivet och valde därför att hänskjuta frågan till EU-domstolen för tolkning.

Rådets direktiv 2000/78 om inrättande av en allmän ram för likabehandling och EU-domstolens bedömning

Inledningsvis klargjorde EU-domstolen att begreppet religion omfattar såväl religionens interna som externa dimension, alltså omfattar begreppet både övertygelsen liksom en offentlig manifestation av samma övertygelse. Att bära synliga symboler vilka kan avslöja en religiös eller filosofisk övertygelse är en manifestation av religion och omfattas således av direktivet.

EU-domstolen erinrade om att Direktivet fastställer en ram för bekämpning av diskriminering i arbetslivet med anledning av religion, funktionshinder, sexuell läggning m.m. och har som syfte att genomföra likabehandlingsprincipen i medlemsstaterna. Direktivet tillämpas inom såväl offentlig som privat sektor vad avser exv. anställnings- och arbetsvillkor.

Av artikel 2.1 i Direktivet framgår att det inte får förekomma vare sig någon direkt eller indirekt diskriminering på någon av de i direktivet upptagna grunderna.

Utgjorde tillägget i arbetsplatsföreskrifterna direkt eller indirekt diskriminering?

EU-domstolen hade alltså i uppgift att ta ställning till huruvida tillägget i arbetsplatsföreskrifterna utgjorde direkt eller indirekt diskriminering i den mening som avses i artikel 2.2 a och b och konstaterade följande.

Direkt diskriminering

För att en intern regel skall utgöra direkt diskriminering krävs att förbudet gäller iögonfallande och/eller stora symboler för bland annat religiös eller filosofisk övertygelse och om kriteriet avseende bärandet av dessa symboler är oupplösligt förbundet med en eller flera bestämda religioner eller filosofier.

Regeln anses alltså inte utgöra direkt diskriminering när samtliga arbetstagare behandlas likadant genom att de utan undantag åläggs att bära neutral klädsel utan religiösa symboler på arbetsplatsen.

EU-domstolen konstaterade att regeln upptagen i de aktuella föreskrifterna var neutral och gällda samtliga arbetstagare och att det således inte rörde sig om någon direkt diskriminering.

Indirekt diskriminering

Till stöd för bedömningen huruvida regeln utgjorde indirekt diskriminering hade EU-domstolen tidigare praxis att luta sig mot. En intern regel som säger att anställda inte tillåts bära synliga religiösa symboler innebär en särbehandling i det fall en till synes neutral föreskrift leder till att arbetstagare tillhörande en viss religion eller annan övertygelse särskilt missgynnas.

EU-domstolen erinrade om att särbehandling inte utgör diskriminering i det fall särbehandlingen kan motiveras av ett berättigat mål och om medlen för att uppnå sagt mål konstateras lämpliga och nödvändiga.

EU-domstolen menade också att tillägget i föreskrifterna om ”exkluderande neutralitet” kan anses motiverat av ett berättigat mål, i detta fall målet att införa en neutral administrativ miljö oaktat huruvida O.P har direkt kontakt med allmänheten i sitt arbete eller inte.

EU-domstolen betonade att det slutligt är upp till den nationella domstolen att bedöma huruvida föreskriften är förenlig med Direktivet och att föreskriften tillämpas lika, men att EU-domstolen i det aktuella fallet bedömt att föreskriften inte utgjorde diskriminering.

Sammanfattning

EU-domstolen bedömde alltså att föreskriften i sig inte utgjorde någon vare sig direkt eller indirekt diskriminering, då att syftet och målet med införandet av föreskriften varit berättigat samt att sättet att uppnå målet varit lämpligt och nödvändigt. EU-domstolen betonade dock att det var nödvändigt att undersöka huruvida kommunens tillämpning av föreskriften var konsekvent vad gäller alla religiösa symboler för att säkerställa att likabehandlingsprincipen efterlevs.

Slutlig analys

I det svenska fallet (AD 2023 nr 71) förbjöds samtliga arbetstagare att bära symboler vilka kunde avslöja arbetstagarens politiska, religiösa eller filosofiska tillhörighet med syftet att skydda arbetstagarna för konfrontation av oliktänkande under arbetstid. Arbetsgivaren har ett långtgående ansvar för de anställdas arbetsmiljö och att denna skall vara hälsosam, säker och värdig varför förbudet bedöms ha ett berättigat mål.

I fallet med den belgiska kommunanställde är det dock svårare att bedöma huruvida förbudet faktiskt lever upp till likabehandlingsprincipen, då arbetsgivaren verkar tillämpa förbudet olika beroende på vilka religiösa symboler som bärs. Att kommunen, både innan och efter införandet av föreskriften, godtagit att arbetstagare burit mindre synliga religiösa symboler under arbetstid i kombination med att arbetsplatsföreskrifterna kom att ändras först efter det att O.P ansökt om att få bära slöja under arbetstid talar ändock för att förbudet skulle kunna utgöra direkt diskriminering på grund av religion.

Att EU-domstolen väljer att låta den nationella domstolen slutligt avgöra huruvida föreskrifterna är förenliga med direktiv 2000/78 utan att påpeka omständigheterna i det aktuella fallet som skulle kunna peka på direkt diskriminering innebär att medlemsstaternas domstolar, såväl internationella som domstolar inom samma medlemsstat, kan komma fram till olika slutsatser vilket i sin tur resulterar i att direktivet tillämpas olika. Detta bidrar till en icke harmoniserad rättstillämpning och kan bli särskilt riskabelt i medlemsländer där politiska vindar tenderar påverka de rättskipande instanserna och kan således ha en negativ inverkan på rättssäkerheten.

 

Artikel författad av Paralegal Elin Tapper och uppsatspraktikant Johan Ekstrand

 

Här kan ni ta del av domarna i sin helhet,

AD 2023 nr 71 https://www.arbetsdomstolen.se/sv/meddelade-domar/arkiverade-domar/2023/2023-12-13-ad-2023-nr-71/

Mål C-148/22 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:62022CN0148

 

 

[1] Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:12010P

[2] Förhandsavgörande är ett bindande avgörande från EU-domstolen om hur en EU-rättslig bestämmelse ska tolkas.

När en nationell domstol ska ta ställning till en EU-rättslig fråga bör de begära ett s.k. förhandsavgörande från EU-domstolen vid oklarhet om hur rättsakterna ska tolkas. Detta ska leda till en harmoniserad rättstillämpning. Förhandsavgörandet är bindande för den nationella domstolen, och betraktas sen som en del av praxis tillsammans med övriga prejudikat.

[3] Art. 10 och 11 i den belgiska konstitutionen, principen om opartiskhet och principen om statens neutralitet

[4] Art 2 punkt 2b Rådets direktiv 2000/78/EG av den 27 november 2000 om inrättande av en allmän ram för likabehandling https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=celex%3A32000L0078

 

Vi säger, i dubbel bemärkelse, välkommen 2024!

Dels välkomnar vi det nya året där vi på Freja Partner står bättre rustade än någonsin. Med en juristkår med kompetens över stora delar av det affärsjuridiska spektret och med en förmåga att anpassa oss utefter era behov och förutsättningar. Har ni utmaningar i er verksamhet, stort som smått, så tveka inte på att höra av er till oss!

Men vi säger också välkommen till oss på Engelbrektsgatan 71, vår nya adress vid Heden mitt i centrala Göteborg. Kort gångavstånd från Korsvägen och Avenyn, samt även Centralstation om man har fotriktiga skor. (Dessutom med bra parkeringsmöjligheter precis utanför). Kom förbi om det är något juridiskt du vill diskutera, ta en kaffe, eller varför inte en shuffleboard-match.

 

Med vårt starkaste år någonsin bakom oss välkomnar vi nu 2024!

Med bara några dagar kvar av 2023 vill vi passa på att önska alla våra klienter, medarbetare och samarbetspartners en riktigt god jul och gott nytt år!

Det var väl egentligen ingen blixt från klar himmel att 2023 skulle bli ett utmanande år för många. Efter pandemier och uppblossade konflikter i omvärlden de senaste åren är det inte så konstigt att marknader sviktar och konjunkturer reagerar. Följderna för många företag har varit minst sagt utmanande. Vi ser också hur hårt många företagare kämpar, förändrar och försöker hitta lösningar för sina företag och medarbetare.

Vi hoppas såklart kunna vara en liten del i att hjälpa till där det behövs. Säkra upp, kontrollera och formulera de juridiska aspekterna för att skapa starkare och tryggare företag och företagare. Försvara rättigheter och utreda skyldigheter.

Hos oss på Freja Partner har vi haft förmånen att fortsatt kunna växa och under 2023 har vi, med råge, passerat 20 anställda. Vi har även flyttat till nya lokaler på Engelbrektsgatan 71, mitt i hjärtat av Göteborg mellan Heden och Scandinavium. Detta ger oss framöver möjligheten att kunna bjuda in till vårt nya koncept Freja-fredag. Under 2024 kommer vi ha återkommande temadagar hos oss där vi dels pratar om aktuella affärsjuridiska ämnen och samtidigt nätverkar och har en trevlig stund tillsammans med våra kunder, medarbetare och partners.

Under 2023 har vi även fullt ut tagit vår digitala plattform Legalroom i drift. Har du som kund inte hunnit bekanta dig med verktyget än så kan du läsa mer här, Vad är Legalroom?, alternativt höra av dig till oss så ger vi dig en genomgång! Redan i Q1 kommer en rad nya funktioner att presenteras i systemet.

Mer om Freja-fredagar och andra spännande nyheter 2024 kommer inom kort. Nu hoppas vi som vanligt att så många som möjligt ska kunna ta lite välförtjänt ledighet under de avslutande helgerna! Vi finns tillgängliga om det skulle vara något, dock med något lägre kapacitet då även vi behöver ladda batterierna.

 

God jul och gott nytt år, vi ses 2024!

 

Med vänliga hälsningar

Freja Partner – framtidens juristbyrå

 

 

 

Hur kan man agera om en underkonsult, som orsakat skada i en entreprenad, går i konkurs?

 

I totalentreprenad ansvarar totalentreprenören i förhållande till beställaren för projektering och utförande. Det är vanligt förekommande att entreprenören i projekteringsdelen anlitar en konsult. Projektering utförs i syfte att objektet skall uppfylla avtalad funktion. Inte sällan ingår konsulten och totalentreprenören avtal om att Allmänna Bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009, ABK 09, ska tillämpas.

Efter projekteringsarbetet har slutförts visar det sig ibland att konsulten utfört ett felaktigt arbete, varför en skada i entreprenaden har uppstått. Det är inte ovanligt att konsulten kort därpå går i konkurs. Frågan är vad som gäller då?

Enligt kap. 5 § 10 ABK 09 skall konsulten ha en konsultansvarsförsäkring. Om det med anledning av en felaktig projektering uppstår en skada och konsulten har gått i konkurs har entreprenören samma rätt som konsulten i förhållande till konsultens försäkringsbolag. Med detta menas att entreprenören har rätt att rikta krav, med anledning av skadan, direkt mot konsultens försäkringsbolag (9 kap. 7 § försäkringsavtalslagen, se även Högsta domstolens dom den 27 mars 2023, målnummer T 448-22).

Entreprenören skall dock beakta vissa tidsfrister för att inte förlora rätten till försäkringsskyddet. Av 8 kap 20 § tredje stycket försäkringsavtalslagen framgår att den som gör gällande anspråk på försäkringsersättning eller annat skydd måste anmäla det inom viss tid och att den tidsfristen inte får vara kortare än ett år från tidpunkten när det förhållande som enligt försäkringsavtalet berättigar till försäkringsskyddets inträdde. Görs inte sådan anmälan går rätten till försäkringsskydd förlorad (Högsta domstolens dom den 27 mars 2023, målnummer T 448-22).

 

Har du frågor kring ovan eller behöver du hjälp? Kontakta oss på Freja Partner.

 

Artikel författad av

Kristoffer Lipinski, jurist Freja Partner

Bakgrundsbeskrivning

Den 2 oktober 2019 infördes nya regler i jordabalkens 12 kapitel, även benämnt som hyreslagen. Det nya regelverket skulle ge hyresvärdar i landet mer konkreta verktyg för att komma åt, men även avskräcka, missbruk av hyresrätter såsom ockerhyror på andrahandsmarknaden och svarthandel med hyreskontrakt.[1] I samband med att de nya reglerna trädde i kraft gick media ut med alarmerande uppgifter om att hyresgäster som olovligen hyrde ut sina lägenheter i andra hand kunde hamna i fängelse i samband med den nya lagstiftningen. En del hyresvärdar valde i stället att informera sina hyresgäster om hur de nya reglerna påverkade andrahandsuthyrningen. [2]

I oktober 2023 har de nya reglerna om andrahandsuthyrning varit gällande i fyra års tid. Trots det förekommer det viss osäkerhet vilka steg som hyresvärden ska vidta vid en olovlig andrahandsuthyrning. I flertalet ärenden vid olovlig andrahandsuthyrning finns vidare mer ekonomiskt försvarbara åtgärder för en hyresvärd att vidta.

Den här artikeln är avsedd att ge allmänna tips och upplysningar för hyresvärdar i samband med att denne misstänker att en hyresgäst utan samtycke hyr ut sin bostadslägenhet i andra hand. Artikeln berör inte vad som gäller om hyresgästen tagit ut oskälig hyra i andra hand, vilken rättslig grund hyresvärden bör göra gällande eller i vilka fall en hyresgäst kan bli dömd till fängelse.

Steg 1: Utredning

Hyresvärden kan på många sätt få information om att en lägenhet hyrs ut olovligen i andra hand. Vanligt förekommande är att grannar hör av sig för att det är mycket rörelse i huset. Det är inte heller ovanligt att hyrorna betalas av någon okänd. I andra fall kan även Skatteverket registrerat att förstahandshyresgästen är utvandrad men att andra personer är folkbokförda på lägenheten. Listan kan således göras lång.

I samband med att det kommer till hyresvärdens kännedom att det eventuellt förekommer en olovlig andrahandsuthyrning rekommenderas hyresvärden alltid att komplettera det underlag som väl finns ur bevissäkringssyfte. Det kan göras genom att prata med grannar, gå igenom folkbokföringsunderlag men även genom att besöka den aktuella lägenheten.

Steg 2: Åtgärder när olovlig andrahandsuthyrning konstaterats

Hyresavtal som ingåtts innan 2019 kräver fortsatt att hyresvärden vidtar åtgärder i form av att skicka en rättelseanmodan till hyresgästen vid misstanke om olovlig andrahandsuthyrning. Hyresgästen har därefter en kortare frist att tillse att den olovliga andrahandsuthyrningen upphör, eller ansöker om tillstånd för upplåtelsen, dvs vidtar rättelse. Om så inte sker, kan hyresvärden säga upp avtalet till förtida upphörande på grund av förverkande.

För hyresavtal som ingåtts efter oktober 2019 har hyresgästen inte längre möjligheten att vidta rättelse. Utgångspunkten är då att hyresrätten är förverkad och innebär att hyresgästen ska flytta omedelbart. Problematiken som uppstår i de flesta fall är att hyresgästen inte sällan bestrider att denne olovligen hyrt ut lägenheten i andra hand, vilket föranleder att hyresvärden får vända sig till tingsrätten eller hyresnämnden för att få ärendet prövat innan dess Kronofogden kan kontaktas för verkställighet.

Steg 3: Taktiska överväganden

Problematiken med hyresrättslagstiftningen är att vissa tvister hanteras av tingsrätten medan andra hanteras av Hyresnämnden. Förverkandetvister hanteras som utgångspunkt i tingsrätt, medan så kallade förlängningstvister hanteras hos Hyresnämnden.[3]

En hyresvärd har två alternativ som står till buds vid en olovlig andrahandsuthyrning. Denne kan välja att stämma in hyresgästen för olovlig andrahandsuthyrning i domstol. Denne kan också välja att hänskjuta en tvist till Hyresnämnden som en förlängningstvist. Allmän domstol tar oftast längre tid att handlägga för tingsrätterna, medan Hyresnämnderna vanligtvis har kortare ledtider. Hyresvärden riskerar att svara för motpartskostnader i det fall denne förlorar förverkandetvisten i tingsrätten, medan hyresvärden endast svarar för sina egna ombudskostnader även om Hyresnämnden inte anser det styrkt att en olovlig andrahandsuthyrning förekommit.

Utöver kostnadsperspektivet skiljer sig även förverkandetvisten och förlängningstvisten sig åt vad gäller vilken uppsägningstid hyresgästen har om hyresvärden vill säga upp avtalet på grund av olovlig andrahandsuthyrning. I tingsrätten gäller att hyresavtalet sägs upp till omedelbart upphörande, medan en förlängningstvist förutsätter att hyresvärden iakttar uppsägningstiden på hyresavtalet. Uppsägningstiden är vanligtvis tre (3) månader. Det hyresvärden bör beakta, i synnerhet i det fall denne vill driva tvisten i tingsrätten, är att avtalet likväl kommer vara gällande till dess en dom har avkunnats.

Sammanfattning

Det har i viss mån förenklats för hyresvärden att vidta åtgärder i samband med att det förekommer olovliga andrahandsuthyrningar efter lagändringarna år 2019. En hyresvärd bör dock alltid beakta att det inte är så enkelt som att denne kan skicka en uppsägning till hyresgästen utan att hyresvärden har fog för sitt påstående. Hyresvärden bör därför alltid utreda misstankarna om olovlig andrahandsuthyrning närmre innan denne beslutar sig för att vidta rättsliga åtgärder. Ur ett processekonomiskt perspektiv bör hyresvärden även beakta fördelen med att driva ett ärende om olovlig andrahandsuthyrning i Hyresnämnden mot bakgrund av att handläggningstiden vanligtvis är snabbare än i tingsrätten, samt att kostnaderna stannar vid egna ombudskostnader som huvudregel.

För att summera det i en enklare checklista kan hyresvärden beakta följande:

Steg 1: Utred omständigheterna mer noggrant. Nöj dig inte med ett utdrag ur folkbokföringsregistret, till exempel!

Steg 2: Kontrollera när hyresavtalet ingicks för att bedöma om hyresgäst ska få en rättelseanmodan översänd eller om en uppsägning kan översändas direkt.

Steg 3: Om hyresgästen bestrider att andrahandsuthyrning har skett, eller inte hörs av, får hyresvärden bedöma om det är bäst att hantera en tvist i tingsrätt eller Hyresnämnd.

Freja Partner bistår gärna hyresvärdar i samband med att denne vill vidta åtgärder mot olovlig andrahandsuthyrning, eller i övrigt vad berör hyresrättsliga spörsmål i stort.

 

 

Artikel författad av

Sofia Tegel, jurist Freja Partner

 

 

[1] Prop 2018/19:107 s 1

[2] Notera dock att det nya regelverket gäller för hyresavtal som ingåtts efter ikraftträdande.

[3] Notera att både hyresvärden och hyresgästen har möjlighet att överklaga tingsrättens dom eller hyresnämndens beslut till hovrätt.

Ett av de första tecknen på att marknaden börjar gå mot sämre tider är att ens kunder tenderar att ta längre tid på sig att betala och att antal fordringar ökar.

Har man inte haft så stora utmaningar med obetalda fakturor tidigare så är det ofta svårt att veta hur man ska agera. Bara att ringa och påminna kan kännas obekvämt, och än mer avlägset att koppla på inkasso eller skicka ett kravbrev.

Orsaken till denna osäkerhet grundar sig allt som oftast i en rädsla att förlora en god kundrelation. Istället väntar man, hoppas på det bästa, eller på sin höjd skickar ett försiktigt mejl.

Det vi på Freja Partner med bestämdhet kan säga är att det aldrig är fel att följa upp en förfallen faktura, ju förr desto bättre. Genom att ha tydliga rutiner på hur man agerar vid en förfallen faktura påvisar man snarare ett gott affärsmannaskap än att det skulle leda till sämre kundrelationer. För de flesta är det också avgörande att få betalt i tid för att man själv ska kunna betala sina egna fakturor. Att agera för sent tenderar ofta att skapa negativa likviditetsspiraler.

 

Med det sagt så finns det givetvis olika sätt att gå tillväga. Förenklat kan man dela in processen i fyra segment:

1. Påminnelse

2. Inkassokrav

3. Betalningsföreläggande till KFM

4. Stämning

Vilket steg som är rätt att ta varierar från fall till fall, beroende på omständigheter såsom förseningstid och belopp. Man bör även kontrollera om det ligger andra hinder till grund för utebliven betalning.

Freja Partner är vana vid att stötta upp små- till medelstora företag i precis dessa frågor. Vi gör det på ett personligt sätt och utefter era ambitioner, men självklart med en tydlig rekommendation i hur vi anser att just ert fall bör hanteras.

Vill ni veta mer om hur vi kan hantera just er situation? Hör av er till oss så berättar vi mer, vi gör även en helt kostnadsfri analys av ert ärende innan vi sätter igång processen.

 

För en mer utförlig beskrivning om hur man kan agera vid obetald faktura så läs vår jurist Simon Konneus artikel på ämnet här:

JURISTEN FÖRKLARAR – Hur går jag tillväga när min kund inte betalar? – Freja Partner

Hösten är en tid som ofta präglas av rekryteringsprocesser. I många processer önskar företag och arbetsgivare att genomföra en så kallad bakgrundskontroll. Men vad innebär egentligen en bakgrundskontroll och vad behöver man tänka på, samt vilka är de specifika kraven och förfarandena som måste följas?

 

Rekrytering av nya medarbetare är en kritisk process för de flesta företag. Otillräcklig information om en arbetssökande kan leda till oönskade kostnader vid felrekryteringar och kan också utgöra en risk för arbetsgivarens varumärke.

En bakgrundskontroll i en rekryteringsprocess syftar normalt till att verifiera och utvärdera en sökandes tidigare arbets- och utbildningshistorik, referenser och andra relevanta faktorer. Syftet med en bakgrundskontroll är att säkerställa att den sökande har den erfarenhet, kompetens och pålitlighet som krävs för den aktuella tjänsten och att minimera risken för oärliga ansökningar eller olämpliga kandidater.

Många rekryteringsprocesser fokuserar ofta på att genomföra omfattande bakgrundskontroller av kandidaterna. Det är dock viktigt att inte överskrida gränserna och följa vad som framgår av lag.

Bakgrundskontroller kan inkludera följande komponenter:

• Arbetsreferenser: Arbetsgivare kan kontakta tidigare arbetsgivare för att verifiera den sökandes arbetsupplevelse och prestationer. Detta inkluderar ofta att fråga om arbetsperioder, arbetsuppgifter och hur den sökande fungerade i tidigare roller.
• Utbildningsverifikation: Arbetsgivare kan verifiera den sökandes utbildning genom att kontakta lärosäten eller skolor där den sökande påstår sig ha studerat. Detta syftar till att säkerställa att den sökande har de nödvändiga akademiska kvalifikationerna.
• Kriminell bakgrundskontroll: Vissa arbetsgivare kan genomföra kriminella bakgrundskontroller för att säkerställa att den sökande inte har en brottslig historia som kan vara relevant för tjänsten. Detta görs oftast när det finns lagliga krav eller säkerhetskrav som måste uppfyllas.
• Kreditkontroll: Vissa arbetsgivare kan utföra kreditkontroller på sökande, särskilt om tjänsten involverar hantering av ekonomiska resurser eller finansiella ansvar.
• Sociala medier och online-aktivitet: Vissa arbetsgivare kan granska den sökandes sociala medier och online-aktivitet för att få en uppfattning om deras personlighet och professionalism.

Det är i dessa sammanhang viktigt att notera att GDPR (eller Dataskyddsförordningen) sätter begränsningar på vilka personuppgifter ert företag kan behandla när det gäller en kandidat, eftersom inte all information är relevant eller laglig att samla in.

Som arbetsgivare är det vidare viktigt att noggrant överväga följande frågor innan beslutet om en bakgrundskontroll fattas.

1. Laglig grund: Vilken rättslig grund finns för att samla in personuppgifterna?

Enligt GDPR finns det sex rättsliga grunder för behandling av personuppgifter. Privata företag, föreningar och organisationer i privat verksamhet kan främst använda sig av fyra olika rättsliga grunder: samtycke, avtal med den registrerade, rättslig förpliktelse och intresseavvägning.

Det är viktigt att alltid fastställa den lagliga grunden innan behandlingen av personuppgifter inleds. Detta är en avgörande del av processen eftersom det ger de berörda individerna rätten att få information om den exakta juridiska grunden för behandlingen av deras personuppgifter. Därför måste den personuppgiftsansvarige tydligt fastställa denna grund innan insamlingen av uppgifterna påbörjas. Vidare måste även den berörda individen informeras innan en bakgrundskontroll genomförs, och det är viktigt att kandidaten ges möjlighet att avbryta ansökningsprocessen om så önskas.

Reflektera över följande: utgör maktförhållandet mellan rekryteraren och den som rekryteras ett hinder för att erhålla ett giltigt samtycke?

1. Syfte och proportionalitet: Finns det ett legitimt syfte, och är kontrollen proportionerlig i förhållande till detta syfte? Är den insamlade informationen relevant och adekvat?

Den information som kan samlas in under en rekryteringsprocess varierar beroende på den specifika tjänst som kandidaten ansöker om. Det är av högsta vikt att genomföra en riskbedömning för den aktuella tjänsten, eftersom detta kan påverka nivån av kontroll som bör tillämpas.

Reflektera över följande: Är omfattningen av bakgrundskontrollen lika för en specialisttjänst som för en roll med begränsat ansvar och hur bedömer man risken?

Andra frågor som arbetsgivaren ska överväga är vem inom företaget ska ha befogenhet att genomföra bakgrundskontroller? Vilka personuppgifter är det tillåtet att samla in (uppgifternas omfattning)? Vilka källor kommer användas för att hämta informationen? Tänk på befattningens natur och hur det kan påverka kontrollens omfattning. När ska personuppgifterna som har behandlas under rekryteringens gång raderas? Hur vill ni att kandidaten ska informeras om den kommande bakgrundskontrollen? Har ni rutiner eller en plan för genomförandet och hanteringen av bakgrundskontrollen?

Sociala medier och Google-sökningar

Det finns många aspekter att beakta under en rekryteringsprocess. Ett växande intresse ligger på kandidaternas digitala närvaro, och det är alltmer vanligt att det utförs Google-sökningar som en del av rekryteringsprocessen. Det kan potentiellt ge en bättre helhetsbild av personen att granska deras beteende online. Frestelsen att granska kandidater via sociala nätverk är stark, men risken är att den insamlade informationen kan vara irrelevant för ändamålet och därmed ofta betraktas som av rent privat karaktär. Ett potentiellt problem med att granska kandidater genom deras sociala nätverksprofiler är att gränsen mellan vad som är personligt och privat kan bli suddig och svårdefinierad. Dessutom finns det en risk att du medvetet eller omedvetet förvrider din uppfattning av kandidaten, vilket kan leda till diskrimineringsproblem. Naturligtvis kan en granskning av kandidatens LinkedIn-profil vara både berättigad och relevant, med tanke på den starka kopplingen till arbetslivet och kan därmed anses som relevant – om det görs rätt.

Reflektera över det följande: kommer informationen du hittar online påverka ert beslut?

Belastningsregister

Under rekryteringsprocessen har en ökande andel kandidater blivit ombedda att presentera ett utdrag från belastningsregistret. Är ni medvetna om att det normalt sett är otillåtet att behandla information om brott och att uppgifter från belastningsregistret inte får lagras, kopieras eller nedtecknas enligt regelverket?

Kontrollera risken och skapa en trygghet i ditt företag

Bakgrundskontroller utgör en förebyggande åtgärd som kan bidra till att säkerställa att era anställda är pålitliga och lojala gentemot företaget. Felrekryteringar kan vara kostsamma, och likaså kan felaktiga bakgrundskontroller vara det. Det är därför av stor betydelse att genomföra dessa kontroller korrekt och professionellt för att minimera riskerna och säkerställa en säker och effektiv arbetsstyrka.

Överlåtande av hanteringen av en bakgrundskontroll till en extern part innebär inte att ni kan undvika att följa GDPR (Dataskyddsförordningen). Källan till informationen som används för bakgrundskontrollen är oavsett ursprung fortfarande en hantering av personuppgifter. Det räcker med att informationen läses från en skärm för att det ska klassificeras som en personuppgiftsbehandling och därför måste överensstämma med GDPR.

Genom att etablera klara rutiner för hur bakgrundskontroller ska genomföras för era anställda, försäkrar ni att ert företag följer de krav som fastställs i GDPR. Tydliggör vilken laglig grund ni använder för att samla in personuppgifter och definiera vem inom företaget har tilldelats befogenheter att genomföra bakgrundskontroller. Klargör vilka personuppgifter som kan inhämtas beroende på den aktuella tjänsten som ska tillsättas och fastställ en tidslinje för är personuppgifterna ska raderas och förklara hur ni planerar att kommunicera med och informera kandidaten om hela processen. Arbetsgivare bör även vara försiktiga med att använda information från bakgrundskontroller på ett diskriminerande sätt och bör allt se till att de behandlar alla sökande rättvist och lika.

Slutligen är det viktigt att inte förbise konsekvensbedömningen som är en integrerad del av bakgrundskontroller under rekryteringsprocessen. Konsekvensbedömningen bör genomföras före den planerade personuppgiftsbehandlingen och utgör en process för att identifiera eventuella risker relaterade till hanteringen av personuppgifter. Det skapar ett underlag så att ni kan fatta ett beslut och vidta åtgärder för att minimera sannolika integritetsrisker och dess konsekvenser. Det är därför viktigt att påbörja konsekvensbedömningen så tidigt som möjligt och integrera den som en del av utvecklingsprocessen.

När man utför en konsekvensbedömning inför den planerade personuppgiftsbehandlingen så finns det fyra frågor att ta hänsyn till.

1. Vad är ändamålet med den planerade personuppgiftbehandlingen?

Det är viktigt här att man även beskriver om det enbart är en planerade personuppgiftsbehandlingen eller om det finns flera som har samband med varandra.

2. Är behandlingen nödvändig och proportionerlig i förhållanden till ändamålet?

Det innebär att det bör göras en avvägning mellan två faktorer: å ena sidan den enskilda individens personliga integritet och å andra sidan behovet av att behandla de aktuella uppgifterna. För att behandlingen ska vara proportionerlig bör fördelarna med behandlingen vara större än de risker den kan medför.

3. Vad är riskerna för kandidaternas fri och rättigheter?

Ni måste noga överväga och sätta i samband de upptäckta integritetsriskerna med hur de kan påverka den enskilda individen, särskilt när behandlingen potentiellt kan ge upphov till problem såsom diskriminering, identitetsstöld, bedrägeri, ekonomiska förluster, skadat rykte, eller förlust av konfidentialitet gällande känsliga och förtroliga uppgifter som omfattas av sekretessavtal och liknande åtaganden.

4. Vilka planerade åtgärder avser ni att implementera för att hantera riskerna och säkerställa efterlevnad av dataskyddsförordningen?

Här är det viktigt att ni ger en övergripande motivering och beskrivning av de administrativa och tekniska skyddsåtgärder som är planerade att införas.

Är ni osäkra på hur ni gå till väga? Ta gärna hjälp och råd av oss på Freja Partner i dessa processer.

 

Artikel författad av

Solmaz Begdjani Blomquist

Artikel 45 Dataskyddsförordningen

Enligt Dataskyddsförordningen får överföringar av personuppgifter överföras till tredje land enbart om vissa förutsättningar är uppnådda. En av dessa förutsättningar stadgas i Artikel 45 i Dataskyddsförordningen. EU-kommissionen måste ha fattat ett beslut om adekvat skyddsnivå för tredje landet i fråga för att personuppgifter lagligen kan överföras utan att behöva vidta ytterligare skyddsåtgärder såsom användande av standardavtalsklausuler (SCC) i enlighet med Artikel 46 i Dataskyddsförordningen. En adekvat skyddsnivå innebär att tredje landet i fråga har en tillräckligt hög skyddsnivå, likvärdig den för medborgare inom Europeiska unionen.

Det har tidigare funnits ramverk som har tillåtit överföring av personuppgifter mellan EU och USA – Safe Harbour-avtalet och Privacy Shield-avtalet – men de båda har ogiltigförklarats av EU-domstolen genom Schrems I- och Schrems II-domen. Ramverken ansågs inte medföra tillräckligt skydd vid överföring av personuppgifter till USA på grund av den amerikanska underrättelselagstiftningen.

EU-kommissionens nya adekvansbeslut för USA

Den 10 juli i år antog EU-kommissionen ett nytt adekvansbeslut för USA som möjliggör överföring av personuppgifter från EU till USA. Trots detta adekvansbeslut krävs det dock att mottagaren av personuppgifter i USA, exempelvis företaget eller organisationen, även måste certifiera sig under adekvansbeslutet, anmäla detta till det amerikanska handelsdepartementet och ha tagits upp på deras särskilda lista för att omfattas av ramverket EU-US Data Privacy Framework. Företaget i fråga måste därmed följa kraven på exempelvis att radera personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för det syfte för vilket de samlades in för och kunna erbjuda de registrerade rätten till tillgång av insamlade personuppgifter. I praktiken innebär ovan sagda att det kan komma att dröja innan beslutet helt kommer att börja tillämpas.

För att förtydliga så möjliggör inte adekvansbeslutet överföringar till USA generellt. Överföringar till företag i USA som inte omfattas av ramverket EU-US Data Privacy Framework kommer inte kunna stödja sig på beslutet om adekvat skyddsnivå och det kommer således krävas att dessa företag fortsättningsvis vidtar ytterligare skyddsåtgärder för att kunna få överföra personuppgifter till USA.

Adekvansbeslutet kommer framöver att vara föremål för regelbundna översyner för att kontrollera om alla delar har genomförts fullt ut och är effektiva i praktiken. Dessa översyner kommer genomföras av EU-kommissionen tillsammans med EU:s medlemsstater samt företrädare för EDPB (den europeiska dataskyddsstyrelsen). Den första översynen kommer att äga rum inom ett år efter det att beslutet om adekvat skyddsnivå trädde i kraft.

Överklagande av adekvansbeslutet

Som förutspåtts har organisationen noyb (none of your business) med ordföranden Max Schrems redan meddelat att de kommer att utmana EU-kommissionens beslut och har anfört att det nya ramverket EU-US Data Privacy Framework är en kopia av Privacy Shield-avtalet och att det inte skett någon väsentlig förändring av USA:s övervakningslagstiftning, vilket måste ändras på för att få ramverket att fungera. Enligt noyb skulle ett överklagande kunna tas upp av EU-domstolen i början av 2024. EU-domstolen har då en möjlighet att ogiltigförklara ramverket EU-US Data Privacy Framework så som de gjort tidigare med Safe Harbour-avtalet och Privacy Shield-avtalet, men detta återstår att se.

 

Författat av

Zandra Larsen, jurist och dataskyddsamordnare på Freja Partner